机械与电气工程学院档案室管理制度
时间:2019-11-30 12:00:00 来源: 作者:

  档案是学院工作和教育教学活动的真实记录,主要有教育教学类、声象类、荣誉实物类等几类,一般由档案室集中统一管理。

  学院档案室是学校的内设机构,由院长助理分管,由教学秘书具体负责档案室日常管理。

  为保证学院档案齐全、规范,特制定本规定。

  一、学院档案室的基本任务

  1、结合学校实际,建立健全学院档案管理制度和各类材料及时归档制度。

  2、及时收集、整理、保管和统计学院的全部档案,编制检索目录。并积极提供档案利用,为学院管理和教育教学等各项工作服务。

  3、负责对全院各专业的档案收集、归类整理、上交档案室等工作进行指导、监督、检查,并纳入学校对档案室考核检查。

  4、维护档案的完整与安全

  二、档案室立卷归档范围、原则和注意事项

  1.所有学院档案必须集中统一管理,确保真实、完整、准确、系统和安全。学院各专业每个学期结束时要积极负责本专业档案资料的收集、积累、归类、整理、上交工作,保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交到学院档案室。任何单位和个人不得把档案材料据为己有。如一项工作、一次活动由几个专业联合组织的,涉及多个部门的,文件材料由牵头主办的部门负责归档,其他部门协助提供相关材料。

  2.严格执行文件、材料的形成单位及教科研课题组立卷归档制度,坚持做到“三纳入”、“四同步”:即将立卷归档工作纳入学院及各专业、各部门、课题组的工作内容,纳入管理制度,纳入有关人员的工作职责范围;在布置、检查、总结、考核各项工作的同时,布置、检查、总结、考核档案归档工作。

  3.任何单位和个人不得保存已办理完毕的文件、材料,不得擅自销毁文件、材料。如确需要销毁的文件、材料要由档案室登记造册,按照学院档案管理规定,经院长批准后专人监销。干部、职工在调动离开原工作岗位时,要彻底清理文件、材料,及时办理文档材料的交接手续。

  4、凡是反映本院重大工作与活动,具有考查利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。凡属归档的各种文字材料,必须要求字迹、图象清晰、书写工整,所有会议记录和文字材料均禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。立卷单位应负责将材料收集齐全,核对准确,按文件的自然形成规律,系统整理,并在封面上填写档案名称,编写卷内目录。根据档案的保存价值和档案保管期限的规定,准确划分保存期限。凡反映学院重大活动和基本历史面貌,有长期利用价值的档案,列为永久保管;凡是反映学院一般工作活动,在较长时间内有参考利用价值的文件,列为长期保管;凡是在短时间内对本校有参考利用价值的,列为短期保存。

  5、文件类的归档材料实行以件为单位归档。院内发文要附文件正本、底稿、发文单、附件等。底稿及发文单均不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水,发文单上必须在签发栏内由领导签字,正文上的公章应盖在发文单位和日期处。

  6、请示类文件要附相关批复材料。上级来文需要办理并上报相关材料的,要求将上报的相关材料附上。各部门报表、名册、学生各类报告存根、图册等已装订并符合装订要求的材料,以册(本)为单位移交档案室。

  7、德育、师德教育活动、教学、科研、校内报道等专题性的归档材料,仍以卷为单位进行整理、立卷,需装订的案卷材料归档部门要装订后方可移交。

  8、立卷归档的材料必须是原件,复印件不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、规范。

  9、归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

  10、移交档案时,交接双方应当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。移交档案材料时应填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

  11、档案室应坚固安全,安装防盗门窗、窗帘,由学校有空调、电脑、打印机等。

  12、借阅档案,必须填写“借阅档案审批表”,经领导同意签字后,方可借阅,借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料,借阅人不得泄密、遗失、涂改、污损,更不得私自转借给他人,违反规定者,按有关规定予以严肃处理。

  13、定期组织人员对档案保管情况进行全面检查,作好记录,发现问题及时向分管领导汇报。

  三、规范分类,及时整理归档建档

所有档案要及时整理,规范分类,登记归档。档案类目和基本范围:

  (一)党群类                       

  1、学校党组织的计划、总结、文件、批复等材料;

  2、党员大会、支委会、民主生活会会议记录;改选、增补委员报告、批复;

  3、党员名册、年报表、发展党员和转正材料;组织建设、党员教育、宣传、主题活动、纪检等方面的材料;

  4、工会、共青团、学生会召开代表大会、工作会议、组织活动的全套文件和材料;各群团组织的计划、总结、经验交流材料、会议记录;换届大会材料;改选报告和批复;

  5、政治思想教育、精神文明建设材料;

  6、学生学风建设和开展各项专题活动的材料;

  7、出席党代会、人代会、政协会的名单;

  8、表彰、处分材料;

  9、综合治理、平安建设文件、材料。

  (二)行政类

  1、学校年度、学期工作计划、总结、报表;

  2、党政联席会议记录、教师会记录、政治学习记录、学院召开的各种工作会议,专业会议材料;

  3、学校规章制度、岗位职责、奖惩办法、考核检查资料;

  4、学院文件、会议资料、教代会资料;

  5、专题报告;向学校重大事项的调查、汇报和处理情况的报告;

  6、学院各类专项检查工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料;

  7、学校的请示与上级机关的批复文件;各处室的请示与学校的批复文件;

  8、学校及其各处室在各项工作、活动中形成的计划、总结、报告和活动过程的资料;

  9、学院检查部门工作,调查研究形成的重要文件材料;

  10、本校的历史沿革、大事记、年鉴、反映本校重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖状、奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物以及展览照片等材料;

  11、干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、教职工花名册等文件材料;

  12、学校与有关单位及个人签订的各种合同,协议书等文件材料;

  13、教师、职工、职员、退休人员名册、劳模、优秀教师、先进班主任、特级教师、学科带头人、骨干教师名册和档案;教职工受表彰登记表;受处分人员的检查、情况调查、处分决定或文件。

  (三)教育教学类

  1、学校制定的各种教学制度、办法、规章、条例;有关教学工作的各类会议文件、纪要、安排、总结;

  2、学籍管理材料(学籍卡、新生登记表、成绩册);学籍变更材料(升级、留级、休学、复学和退学、转学材料);学生奖惩材料、招生、分配工作材料(招生计划、招生工作总结、新生名册、毕业生鉴定、登记表、毕业生总结材料、毕业班合影照、毕业证书存根);

  3、总课程表和学校教学工作计划、总结 ;

  4、各教研组计划、总结;教科研计划、总结、活动记录;个人教学计划、备课、听课、政治业务学习笔记、校本培训记录,教学大纲、各课程学期授课计划,教师任课、任职安排;各课程考试题、成绩单,成绩统计表及试卷分析,教学质量调查材料;教学实习计划、总结;班主任名单;各类竞赛成绩和名次。

  5、本院编制的教学录音、录像等;

  6、有关教学经验的总结,教学方法的研究,教学手段的改进,教学效果的反馈,教学改革,课题研究,学术论文,专题发言等原始资料;公开课教案、评课材料、教学基本功竞赛材料、名次;有价值的课程建设的全套材料(教学计划、教学大纲、教案、题库、试卷、习题集、自编讲义、主编、参编、主审、参审教材、实习计划、实习讲义、实习指导书、教学总结);

  7、教职工在各种报刊杂志上发表的文章、在各种学术会议上交流的文章以及各种研究成果的奖励文件;各级教育科研课题的成果、结题报告及其审查鉴定文件;教职工编译正式出版的各种学校专著、教材、教学参考资料等;兄弟学校有参考价值的教学资料;教师发表、获奖的论文和证书;

  8、师资培训计划、考核、总结、教师业务档案等有关材料;

  9、教师学历进修、普通话、现代技术、考核材料;学科带头人、教学能手、骨干教师、培训的材料;

  10、德育工作计划、总结;各种活动的材料、检查评比的材料、先进班级、三好学生、优秀学生干部登记表、学生奖惩的材料;

  11、本校学生军训、入学教育、开学典礼、毕业教育、重要集会等重要材料;

  12、师生参加本校体育、文艺活动和比赛的材料;

  13、本校组队参加各类比赛的运动员名单、成绩;本校最高记录;

  14、体育锻炼标准达标成绩统计表。

  (五)声象类

  录音带、录象带、照片、计算机磁盘等。

  (六)设备类

  设备申购报告和批复;合同、说明书;设备安装、调试、验收、维护协议;使用、故障和维修记录;本项由项目完成单位负责收集,及时归档。

  (七)荣誉实物类

  各种奖品、有历史价值的证书、奖状、奖杯等实物。

  1.充分发挥档案作用,为学校管理和教育教学服务教育教学提供档案材料,或进行咨询服务。 

 

 

                                        机械与电气工程学院

                                         2019年11月30日