第一章 总则
第一条 为了加强学院档案管理，有效的保护和利用学院档案，维护学院历史真实面貌，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案管理实体分类法》、《高等学校档案工作规范》，结合学院实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称档案是指学院从事教学、科研、党政管理等活动直接形成的对学院和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。
第三条 档案工作是学院建设的一项重要基础工作，是检查和评估学院管理水平的重要指标，学院必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第二章 领导体制、机构设置
第四条 学院档案工作由主管院长办公室的院长分管，并成立学院档案工作小组，业务上接受省档案局、省教育厅办公室的指导、监督与检查。
第五条 学院设置档案室，由院长办公室领导，它既是永久保存和提供利用学院各类档案的管理机构，又是全院档案工作的职能管理部门。
第六条 档案室的基本任务
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法规和政策，负责规划、协调全院档案工作。
（二）制定学院档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行的情况
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管学院各类永久、长期保存的档案及有关资料，组织实施学院档案的信息化建设，负责学院电子文件归档和电子档案的规范化管理。
（四）开展档案开发利用，编辑档案参考资料、编制检索工具、积极开发档案信息资源，为学院各项工作做好服务工作。
（五）对学院各部门、单位的档案工作进行业务指导、监督和检查，对全院专兼职档案工作人员进行业务培训。
（六）参加档案业务、学术研究和交流、协作活动。
（七）开展档案宣传教育活动。
（八）完成学院领导交办的任务。
第七条 各处（室）、系（部）等部门应有一名负责人分工管理该部门的档案工作，并确定合适的兼职档案员，负责本部门档案材料的收集、整理和移交工作。
第三章 档案队伍建设
第八条 学院专(兼)职档案员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
第九条 学院档案队伍实行专、兼职人员与临时聘请人员相结合。
第十条 学院专(兼)职档案员属档案专业技术人员，其职称和待遇按国家及省的有关规定执行。
第四章 经费、库房和设备
第十一条 学院档案所需经费，应单独立项，列入学院预算，统筹安排。
第十二条 学院应充分考虑学院档案的发展规模，本着方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。
第十三条 学院要有计划地为档案室配置适应档案现代化管理需要的设备，如：计算机、复印机、录音机、照像机、扫描仪、除湿机等。
第五章 文件材料的归档、移交与接收工作
第十四条 学院档案工作要纳入学院和各部门发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十五条 学院对基建工程、教学科研成果和重要设备采购等项目验收、鉴定前，应由档案室对项目进行档案验收，未经档案验收或验收不合格的，不予以工程竣工、课题结题的验收、鉴定工作和报（评）奖。
第十六条 学院严格实行文件材料形成部门、课题组立卷制度，学院各部门在教学、科研、党政管理等活动或个人在职务活动中形成的材料，由各部门按照档案室制定的档案整理规则加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，经检查合格后定期向档案室移交。档案室负责指导各立卷单位文件材料的立卷归档工作。
第十七条 列入归档范围的档案，必须按照规定向档案室移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或据为己有；个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案室可通过征集、代管等形式进行管理；对于个人向档案室捐赠档案的，视珍贵程度，学院给予奖励。
第十八条 文件材料形成部门立卷时间，原则上要求：除教学档案按学年度立卷外，其余各类档案均按年度立卷，每年三至五月份为部门立卷时间；每学年形成的教学文件材料应于次学年度第三个月（即11月份）完成立卷工作。
第十九条 各类文件材料的归档范围要求：
（一）党群类
主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录和纪要、工作计划、规划、方案、汇报、总结、规章制度、统计报表；上级机关与学院关于党务管理等方面的文件材料。
（二）行政类
主要包括院长办公会会议记录、会议纪要、学院大事记，以及人事、监察、审计、武装保卫、
总务、图书、档案工作等相关材料；上级机关与学院关于行政管理等方面的文件材料。
（三）教学类
主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究活动形成的文件材料，按《高校教学文件材料归档范围》（[87]教办字016号）执行。
（四）科研类
按《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[87]6号）执行。
（五）基本建设类
按《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[88]4号）执行。
（六）仪器设备类
主要包括各种仪器设备（特别是价值在十万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（七）出版类
主要包括学院编辑出版的学报、校报、院刊等学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（八）外事类
主要包括学院有关人员出席国际学术会议（含在国内、校内举行的）、出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及学院聘请的外籍、港澳台专家、教师（含客座教师）在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。
（九）财会类
按《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。
（十）声像类
主要包括学院各项活动中直接形成的或院外单位形成的与学院有关的，有重要保存价值的声像载体材料，尤其是声像载体的原件，具体范围包括：照片、录像带、录音带、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘等。
（十一）实物类
主要包括上级领导来视察、检查、指导工作和境内知名人士参观来访的题词、题字等手迹材料；学院和个人参加国际、国家、省、市级重大赛事获得的各类奖品（奖状、奖章、奖牌、奖杯、锦旗、证书等）；有保存价值的赠品、礼品、纪念物品；学院著名教师在工作中产生的实物作品等。
第二十条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
第二十一条 档案材料归档原则上按以下要求办理：
（一）归档时间
1.党政类和按自然年度归档的文件材料，于次年六月底前归档；
2.教学类和须按教学年度归档的文件材料，于次学年度寒假前归档；
3、科研、基建项目和专题性、成套性档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后三个月内归档。
（二）档案移交接收手续
档案室接收档案时，应根据各部门提供的档案目录，与移交人共同清点，对机密、绝密档案要逐页清点，经核对无误，方可办理签收手续。
第二十二条 凡学院与外单位协作完成的项目，由主办单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的档案复制件。
第六章 档案的管理
第二十三条 档案室集中统一管理学院的全部档案，以确保档案的完整、准确、系统和安全，利于开发利用。
第二十四条 学院的全部档案实行全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。
第二十五条 根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的要求，对档案进行分类、编号、排架和保管。
第二十六条 档案室和有关部门组成鉴定小组，定期对库存保管期满的档案提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，报主管院领导批准，予以存毁。
第二十七条 档案室负责学院的档案统计工作，按规定定期向上级业务主管部门报送档案工作情况统计表。
第二十八条 严格执行档案库房管理制度，做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光措施，定期对库房档案作安全检查，研究和改进档案保护技术，对破坏和褪变色档案及时修补和复制，保证库存档案的安全。
第二十九条 档案室应采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。
第七章 档案的利用与开放
第三十条 档案的利用应按有关规定，严格审查借阅资格，并办理借阅手续。
第三十一条 档案室专设档案阅览室，编制、提供开放档案的目录、全宗指南等，积极开展各种形式的档案信息咨询服务，充分发挥档案的社会效益和经济效益。
第三十二条 档案室按照国家有关开放档案的规定和学院实际情况负责向社会开放所保管的档案，必要时应当征得档案形成部门或个人的同意，或者报请学院批准后开放，任何组织、个人不得擅自公布不属于自己所有的档案。
第三十三条 向社会开放档案，不得损害国家、集体或者其他公民的利益，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。
第三十四条 档案室开放档案，必须遵循下列规定：
（一）教职工因教学、科研等工作需要查阅档案的，凭本人工作证，外单位或个人，须持有单位介绍信，在说明利用档案的目的和范围后，则可查阅利用已经开放的档案。
（二）利用者要求复印档案，须由档案室负责办理，并按规定收费。
（三）港澳台、海外侨胞要求利用档案，须经有关主管部门同意。
（四）外国机关和个人要求利用档案，应由有关主管部门介绍，并经档案室同意。
第三十五条 库藏档案属下列情况之一者，不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成部门规定限制利用的。
第三十六条 对要求查阅、摘录、复制属于尚未公开的档案，须经档案室主任或院长办公室主任同意方可查阅，必要时报请院领导审批。
第八章 考核、奖励与处罚
第三十七条 档案室应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对优秀的专、兼职档案员和突出的服务成果、研究成果以及对档案事业建设有重大贡献者，由学院给予表彰和奖励。
第三十八条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，由学院根据《中华人民共和国档案法实施办法》的规定予以处罚，并报省档案局和省教育厅办公室备案。
第九章 附则
第三十九条 本办法自公布之日起执行，由档案室负责解释。
